De definitie van draaiboek volgens Van Dale;

1. “boek met regieaanwijzingen voor een film”,

2 “in details uitgewerkt plan”.

Hoewel wij onszelf natuurlijk graag zien als de Paul Verhoeven van de datacenter migraties, is in de context van een datacenter migratie de tweede definitie van toepassing. Een volledig uitgewerkt plan is immers een noodzaak bij een datacenter migratie. Zonder een draaiboek ontstaat mogelijk chaos vanwege compleet gebrek aan overzicht, en worden acties ongecontroleerd uitgevoerd of vergeten. Een goed draaiboek zorgt daarom o.a. voor een duidelijke structuur, zodat voor alle betrokkenen duidelijk is welke acties wanneer en door wie uitgevoerd moeten worden. Daarnaast ondersteunt een draaiboek in zaken zoals communicatie en coördinatie. In alle datacenter migraties die wij uitvoeren is een draaiboek daarom een essentieel onderdeel. Vanuit onze ervaring zijn hieronder vier belangrijke aspecten genoemd waarbij het draaiboek tijdens een datacenter migratie kan ondersteunen.

Structuur, duidelijkheid en overzicht

‍Vanwege de complexiteit en omvang is het nodig om een duidelijk overzicht te hebben van alle stappen die voor, tijdens en na een migratie moeten worden uitgevoerd. Deze stappen worden in het draaiboek vastgelegd. Om tot een compleet en correct draaiboek te komen is het nodig om in de voorbereiding veelvuldig alle stappen plenair te bespreken. Naast het feit dat tijdens deze sessies iedereen bekend raakt met het draaiboek en bijdraagt aan de creatie, komen ook op interactieve wijze nieuwe acties of afhankelijkheden boven water die direct kunnen worden opgenomen in het draaiboek. Indien mogelijk is het  zinvol om een ‘dry run’ uit te voeren. Hiermee raken alle betrokkenen bekend met de manier van werken, en worden tevens mogelijke verbeteringen inzichtelijk.

Het detailniveau van de stappen in het draaiboek kan nog wel eens verschillen. Achter een enkele regel in het draaiboek, bijvoorbeeld ‘overbrengen van database A’, kan een uitgebreide technische procedure zitten om tot dit resultaat te komen. Het benodigde detailniveau wordt vaak bepaald tijdens de plenaire sessies. Uitgangspunt moet zijn dat alle nodige acties onafhankelijk van het detailniveau beschreven staan, om te voorkomen dat er stappen vergeten worden. Coördinatie Bij iedere actie wordt datum en tijdstip, doorlooptijd, aandachtsgebied en uitvoerende (persoon en/of team) toegevoegd. Dit is nodig om tijdens de uitvoering goed te kunnen sturen en acteren op acties die bijvoorbeeld langer duren dan verwacht. Het is verstandig om één, of indien nodig, meerdere coördinatoren toe te wijzen die als taak hebben om het draaiboek bij te werken en status updates te verwerken van de verschillende teams van specialisten. Bij grotere teams van specialisten voor een bepaald aandachtsgebied, kan het zinvol zijn om een teamcoördinator te benoemen.  De teamcoördinator ziet op zijn beurt weer toe op de acties binnen het betreffende team van specialisten, en koppelt de status terug aan degene die het draaiboek beheert.

Risico mitigatie & Rollback

‍Aan iedere datacenter migratie zijn risico’s verbonden. Voor risico’s die vooraf bekend zijn, worden mogelijke mitigerende acties, die het risico kunnen verkleinen of wegnemen, opgenomen als stap in het draaiboek (vaak als voorbereidende stap). Naast de bekende risico’s kunnen echter ook onvoorziene risico’s optreden tijdens de migratie. Afhankelijk van de impact kan het nodig zijn om de migratie te stoppen en terug te vallen op de oorspronkelijke situatie. Hoewel dit niet vaak voorkomt, is het altijd noodzakelijk om een rollback plan te beschrijven in het draaiboek. Een rollback is bij datacenter migraties vaak niet zo simpel als de uitgevoerde stappen, in de omgekeerde volgorde opnieuw uitvoeren. Een correct rollback plan vereist vanwege de complexiteit minimaal dezelfde aandacht als het migratieplan zelf.

Communicatie & statusinformatie

‍Communicatie naar management en andere stakeholders is voor, tijdens en na een migratie cruciaal. Het is daarom noodzakelijk om in de voorbereiding van een migratie, communicatiemomenten op te nemen in het draaiboek. Een goed voorbeeld is het opnemen van Go/NoGo momenten, waarbij bijvoorbeeld wordt vastgesteld of kan worden gestart met de migratie. Deze momenten dienen in het draaiboek te worden opgenomen inclusief het tijdstip van de meeting, personen die aanwezig dienen te zijn en praktische details zoals bijvoorbeeld een conference nummer. Uiteraard dient de business betrokken te zijn bij de Go/NoGo momenten en is het verstandig om de business mee te nemen in de communicatie. Denk hierbij bijvoorbeeld ook aan momenten van testen en sign-off. Dit om ervoor te zorgen dat de business zich onderdeel voelt van het project en het projectteam.

Een draaiboek geeft tevens waardevolle informatie over status en voortgang. Voor betrokkenen of stakeholders (inclusief business) die niet op dezelfde fysieke locatie aanwezig zijn als de rest van het team, kan met hulpmiddelen zoals Webex direct toegang worden gegeven tot het draaiboek. Ze hebben dan live inzicht in de status en voortgang. Inzicht geven in de wijze van werken of actuele voortgang kan wat kwetsbaar lijken, maar zorgt vooral bij stakeholders voor transparantie, begrip en bevestiging dat zaken beheerst worden uitgevoerd. Met een goed draaiboek wordt de kans op succes tijdens een migratie enorm vergroot. Een draaiboek zorgt voor duidelijkheid, maar is tevens een krachtig middel om status en voortgang te bepalen en te delen. Om tot een goed draaiboek te komen, is veel tijd en voorbereiding nodig. Maar deze inspanning is de investering waard en wordt tijdens een migratie zeker terugverdiend!