Mijn ervaring is dat uitloop van projecten een veel voorkomende oorzaak is bij falende projecten. En vaak volgt uit uitloop van een project nog meer ellende. Projecten kosten dan per definitie meer omdat allerlei projectkosten tijdsgebonden zijn, denk aan inzet van mensen of huur van ruimte en andere benodigdheden. Erger nog is het als het beoogde projectresultaat in gevaar komt, denk dan bijvoorbeeld aan projecten die nieuwe producten moeten opleveren waar de markt om vraagt of falende producten vervangen. Ook kan er invloed zijn op vervolg ontwikkelingen en projecten.

Als je op internet zoekt op uitloop van projecten vind je meer lijstjes met oorzaken van uitloop dan oplossingen. De komende blogs gaan over welke maatregelen de projectmanager kan nemen om uitloop van zijn of haar project te voorkomen. Centrale vraag is: hoe zorgen we ervoor dat projecten op tijd resultaten leveren?

Een manier is om de doorlooptijd vast te zetten zoals in Agile projectmanagement gebeurt. Agile projectmanagement is momenteel hot. Als je zoekt op internet zie je 20 miljoen hits. Ogenschijnlijk is Agile projectmanagement de oplossing om uitloop te voorkomen.

Lost Agile projectmanagement alles op?
Eenvoudig gezegd is het principe van Agile projectmanagement het volgende. Tijd en het budget worden vastgezet door een vast aantal iteraties (sprints) uit te voeren. Hierin worden de requirements in volgorde van prioriteit opgeleverd. Idee is dat minimaal 60% van de requirements zullen worden gerealiseerd, de rest is “speling” van het project en wordt niet gegarandeerd opgeleverd. Helaas werkt dit in de praktijk niet altijd. Soms kan het niet en soms wil de gebruiker het niet (echt). ‍

‍Prioriteren kun je niet altijd leren‍

Om te beginnen kunnen niet alle projecten het zich veroorloven om requirements te prioriteren. Waar zit de 60% ruimte in requirements als je een data center verplaatst? Of als je een life cycle management project uitvoert? Vaak doet Bauhaus deze migraties “as is” en zijn alle requirements “must haves”. Er is geen mogelijkheid om een deel van requirements niet op leveren zonder dat het project mislukt.

Accepteren‍

Een ander probleem dat ik tegenkom is dat de opdrachtgever of de gebruikers wel de vaste tijd en budget omarmen, maar niet accepteren dat niet alle requirements worden gerealiseerd. Zo kwam ik een Agile project tegen dat na eerste oplevering, vervolgens doorstartte om alle “overige” requirements in een volgende release te realiseren. Dan is het project per saldo niet eerder of voordeliger maar heeft de opdrachtgever wel betaald voor extra overhead. Hoe voorkom je dan uitloopt? Dus blijft de vraag, welke maatregelen kan een projectmanager nemen om een project tijdig op te leveren?

Bij Bauhaus hanteren we een checklist van de volgende 10 maatregelen die bij de start van een project wordt gehanteerd.

• Zorg voor een realistische activiteitenplanning

• Begroot benodigde uren zorgvuldig

• Kies een geschikte projectaanpak

• Plan benodigde doorlooptijden juist

• Zeg nee tegen niet realistische eisen

• Gebruik ervaringen uit het verleden

• Garandeer de beschikbaarheid van benodigde key resources (met onmisbare kennis en ervaring)

• Zorg voor commitment van betrokken medewerkers en organisaties

• Kwantificeer gevolgen van projectrisico’s in je planning

• Dwing af dat de stuurgroep noodzakelijke besluiten tijdig neemt

‍

In de volgende blogs ga ik verder op bovenstaande maatregelen in.

‍

Marinus Spaan