Mensen die herstellen na een operatie of zwangerschap of hulpmiddelen nodig hebben om beter te kunnen bewegen, kunnen terecht bij Medipoint. Het bedrijf biedt advies en maakt het mogelijk hulpmiddelen te kopen, lenen of huren. Als coördinator middelenbeheer is Stephan Woessink verantwoordelijk voor het voorraadmanagement. ,,Daarbij bepalen we wat we gaan bestellen, zodat distributiecentra voldoende voorraad hebben om klanten van de juiste middelen te voorzien.”

‍Toekomstbestendige oplossing 

Nadat het bedrijf een aantal jaren op Google draaide, is de keuze gemaakt om de overstap te maken naar Microsoft Office 365. Dat bracht voor het voorraadbeheer de nodige uitdagingen met zich mee. Wij hebben een flink aantal bestanden in Google Spreadsheets die in de loop van de jaren alleen maar complexer zijn geworden en verder zijn uitgebreid. In die bestanden staan voorraden en tellijsten die gekoppeld zijn met een besteladvies, een productoverzicht, een bestand met voorraadwaardes, een bestand met afkeur enzovoort. Als we die een op een over zouden zetten naar Office 365, zouden we allerlei formules en koppelingen tussen bestanden kwijtraken. Je zou dan alles opnieuw moeten opbouwen. Hoe meer koppelingen je maakt, hoe fragieler het geheel wordt. Bovendien willen we een toekomstbestendige oplossing.”

Automatisch voorraad  tellen

De Power App heeft nóg een aantal voordelen. We hebben vijf distributiecentra in Nederland. Daar wordt elke maandag de voorraad geteld. Dat gebeurt nu nog met pen en papier - er wordt een printje gemaakt waarop zij de aantallen invullen. Zoals het er nu uitziet, komt er een app voor. Deze willen we op een zebra barcodescanner (PDA) laten draaien, zodat ze met een telefoon erlangs kunnen lopen om de telling uit te voeren. Voor ons wordt het straks makkelijker data te zoeken en te sorteren. Het is al met al veel overzichtelijker, het werkt sneller en de kans op fouten is kleiner.

Proefversie binnen een week 

Die toekomstbestendige oplossing kon IT RBLS realiseren in de vorm van een Power App. 

,,Binnen een week hadden zij een proof of concept gemaakt waarbij ze erin zijn geslaagd om het voorraadbeheer in de Power App te integreren, zelfs met de mogelijkheid om oude data er ook in te verwerken. Zo kunnen we onze geschiedenis ook blijven houden. Zeker bij voorraadmanagement is het belangrijk om data uit het verleden te kunnen bewaren. Als de organisatie akkoord gaat met de invoering, wordt de app verder ontwikkeld.”

Aan Stephan Woessink zal dat niet liggen. Ons team is enorm enthousiast. Iedereen staat te popelen om te beginnen. Dat de proefversie van de Power App er binnen een week stond, was voor hem een bijzonder aangename verrassing. ,,De mensen van IT RBLS zijn heel flexibel en kunnen snel schakelen. Ze zijn super gemotiveerd en weten echt waar ze het over hebben. De samenwerking smaakt wat mij betreft absoluut naar meer.”