Zo ook bij Medux. Medux is een organisatie die momenteel bezig is met het migreren van haar cloud omgeving/database van de Google Suite naar Microsoft 365. Deze verandering zorgt voor een grote uitdaging bij de adoptie van deze nieuwe applicaties onder medewerkers. Om de bijbehorende piek in vragen en daarmee de werkdruk bij de helpdesk te verlagen heeft IT RBLS Power Virtual Agents bots Lookie, Onno en Sharon ontwikkeld.

Wat is Power Virtual Agents? 

Power Virtual Agents is een onderdeel van het Microsoft Power Platform waarmee intelligente chatbots worden ontworpen. Deze chatbots kunnen vragen beantwoorden op basis van trigger zinnen die je per onderwerp kunt meegeven. In het geval van Medux hebben wij drie chatbots ontwikkeld voor Outlook, OneDrive en SharePoint. genaamd Lookie, Onno en Sharon. Ze kunnen vragen beantwoorden over de functionaliteiten van de deze applicaties. Om de adoptie te ondersteunen, heeft IT RBLS deze chatbots gebruikt om de support desk te ontlasten met vragen die weinig ruimte over laten voor interpretatie. Zo kan de bot vragen beantwoorden als: Hoe kan ik een bijlage toevoegen? Zodat de support desk medewerker geen tijd kwijt is aan het lezen, begrijpen en beantwoorden van dit soort vragen en zodat het mail/ telefonische verkeer beperkt wordt. De chatbots doen hun best om de vraag die gesteld wordt te classificeren onder een van de voorgeprogrammeerde onderwerpen en vervolgens het passen de antwoord te geven. Mocht dit niet lukken, dan kan diegene die de vraag stelt doorgeschakeld worden naar de support desk.

Snel en gepersonaliseerd 

De snelheid van het ontwikkelen van een Power Virtual Agent ligt hoog, omdat er gebruik gemaakt wordt van no-code. Dit houdt in dat de bot niet geprogrammeerd hoeft te worden, maar dat er gebruik gemaakt wordt van voorgeprogrammeerde componenten die met elkaar verbonden worden. Desondanks is de chatbot volledig te personaliseren en te gebruiken binnen Teams, Sharepoint en andere Microsoft applicaties. Buiten dat de chatbot intern kan draaien, kan een chatbot draaien op een website. 

Power Virtual Agents kunnen snel en gepersonaliseerd ontwikkeld worden en een oplossing bieden voor het ontlasten van support desks. Zo zijn de medewerkers van de support desk geen kostbare tijd kwijt aan het beantwoorden van standaard vragen en kan het personeel zich richten op de complexe vragen. Zo worden klanten snel voorzien van een antwoord.