Dit geldt natuurlijk ook voor projecten, althans gedeeltelijk. Natuurlijk is vertrouwen goed, maar soms is ook controle een betere garantie voor succes van het project, de gemoedstoestand van de opdrachtgever maar ook van de opdrachtnemer, de project of programma manager. Een project assessment kan uitkomst bieden, maar wanneer doen we dat en wat moet de scope er van zijn? Die vragen wil ik in deze blog graag beantwoorden.Noodzaak voor een Project of Programma AssessmentProject/Programma Assessments zijn geen doel op zich. Ze dienen een middel te zijn dat bijdraagt aan het succes van een project of programma. Een dergelijk Assessment is niet direct nodig voor elk project, maar is naar onze mening afhankelijk van de impact die het niet slagen van een project/programma kan hebben. Die impact is veelal gerelateerd aan kosten van uitstel of uitloop en de risico’s voor de continuïteit van de onderneming wanneer de resultaten van een project/programma niet succesvol worden geïmplementeerd.

Op dit moment wordt een assessment veelal ingezet door de opdrachtgever of het senior management wanneer dit geen vertrouwen meer heeft in het project of programma. Beter zou het zijn een project/programma assessment standaard onderdeel te maken van projecten met grote impact. De voordelen zijn divers:

- Er wordt pro-actief onderzoek gedaan naar de status van het project waardoor pro-actief en tijdig verbeteringen kunnen worden aangedragen en geïmplementeerd;

- Het senior management wordt meer betrokken en kan hierdoor ook haar verantwoordelijkheid nemen;

- Binnen het project zal meer aandacht zijn voor het goed laten verlopen van een project (vreemde ogen dwingen);

- Door deze vreemde ogen wordt ook onafhankelijk de status vastgesteld dat leidt tot extra vertrouwen wanneer dit overeenkomt met de voortgangsrapportages van de project-/programmamanager.

Scope van een Project of Programma Assessment‍

Waar Quality Management zich veelal richt op het kwaliteitssysteem en in bepaalde gevallen op de kwaliteit van het product, gaat een Project Assessment verder. Project Assessment richt zich namelijk op:

• Strategische context en validiteit van de Business Case, waarbij o.a. rekening  moet worden gehouden met strategische wijzigingen van de organisatie en betrokkenheid van het senior management.

• Validiteit van de gekozen oplossing. Is er bijvoorbeeld een requirements document en is het selectieproces juist uitgevoerd?;

• Besturing van het project. Kwaliteit en inrichting van project/programmamanagement organisatie; allocatie van resources, de planning; initiële budgettering en forecasting gedurende het project; kwaliteitsmanagement; voortgangsbewaking en risico- en issuemanagement;

• Productkwaliteit; de inbedding van het product in de organisatie (o.a. processen en kennis), de infrastructuur, de applicatiearchitectuur, interfaces, documentatie, dataconversie, autorisaties en de wijze van overdracht en/of migratie; • Managen van de veranderende organisatie, communicatie naar doelgroepen, opleidingen, omgaan met weerstand

Afhankelijk van het stadium van het project/programma, zal meer of minder nadruk liggen op een bepaald aspect van de scope van een project/programma assessment.

Controle is dus absoluut beter!

Hoewel vertrouwen natuurlijk de absolute basis vormt voor alle transacties en werkzaamheden, is controle bij project/programma’s met grote impact een absolute aanrader. Hierbij is het noodzakelijk dat verder wordt gekeken dan naar of de juiste procedures en templates zijn gebruikt en of de kwaliteit van het product overeenkomt met de specificaties. Want zoals John F. Kennedy ooit zei: “The time to repair the roof is when the sun is shining”.